A medida que la tecnología se ha ido desarrollando, cada vez más empresas han apostado por la facturación electrónica como uno de los pilares sobre los que basar su contabilidad. Posicionada como una alternativa a la factura tradicional en papel, la factura electrónica está considerada como un elemento que es clave en la transformación digital de los negocios. Al igual que cada vez son más las empresas que han decidido digitalizar sus canales de venta para comenzar a vender online, también es importante que la operativa de las mismas se adapte a las nuevas tecnologías.
Y para conseguirlo, la facturación electrónica online es uno de los pilares del cambio fundamentales. De hecho, próximamente pasará a ser obligatoria para un determinado número de empresas y de autónomos. Pese a que ya lleva una gran cantidad de tiempo con nosotros, no ha sido hasta recientemente cuando muchos negocios se ha interesado por ella. Por este motivo, es normal que todavía surjan algunas dudas a la hora de enfrentarnos a ella. En este artículo te contamos todo lo que tienes que saber al respecto para que puedas implementarla en tu negocio sin ningún problema.
¿Qué es la facturación electrónica y por qué es tan importante?
Al igual que las facturas en papel a las que todos nosotros estamos acostumbrados, la factura electrónica es un documento que sirve para justificar cualquier transacción comercial. A efectos legales, que es uno de los aspectos que mayor cantidad de dudas genera, tiene la misma validez que una factura en papel. Por lo que no tenemos que conservar una copia escrita, ni tomar ninguna otra precaución que llevar a cabo un buen registro de nuestras facturas a través del software por el que nos decantemos. La elección del software de facturación es imprescindible para poder tener una buena contabilidad y que todas nuestras facturas electrónicas queden registradas de manera adecuada. Además, podemos complementar este sistema con un software de mantenimiento correctivo que nos permita garantizar el correcto funcionamiento de nuestra plataforma, evitando cualquier posible incidencia técnica que pueda afectar a nuestros niveles de productividad.
Pese a que en un primer momento puede parecer algo compleja la situación de adaptar toda la operativa de nuestro negocio a las exigencias por parte del marco legal en torno a la facturación electrónica, como es el caso de la Ley Crea y Crece, la realidad es que todo el proceso es mucho más sencillo de lo que en un principio puede parecer. Los programas de gestión empresarial llevan tiempo adaptándose a todo lo que tiene que ver con la facturación electrónica para simplificar este proceso y que los negocios cuenten con un proceso simplificado sin fricción. Pero, ¿cuáles son las ventajas específicas? Te contamos algunos de los puntos más destacados.
Cuáles son sus beneficios de apostar por la facturación electrónica
- Un ahorro de tiempo: La facturación siempre ha sido uno de los grandes quebraderos de cabeza a los que se han tenido que enfrentar todas las empresas. Con independencia del tamaño de la misma, siempre requiere una cierta cantidad de recursos para que todo quede contabilizado de manera correcta. Ahora, podremos emitir las facturas de manera completamente automatizada en cuestión de segundos. La razón es que la mayoría de los campos se podrán completar de manera automática y las facturas quedarán registradas y emitidas instantáneamente.
- Sin errores humanos: Cuando se hacen las facturas de manera manual, es normal que estemos expuestos a una serie de errores por parte de las personas que se dedican a crear y editar estas facturas. Especialmente cuando tenemos que crear decenas o centenas de ellas. Un error en una factura puede traducirse en un importante recargo por parte de Hacienda. Por lo tanto, es algo que siempre queremos evitar. Gracias a la facturación electrónica, evitamos esta situación, asegurándonos de que la factura queda debidamente registrada en cualquier momento. Con este sistema, los errores a la hora de crear este tipo de facturas se reducen al máximo.
- Gestiona tus impuestos: Uno de los principales beneficios que vamos a poder obtener con la facturación electrónica es tener siempre bajo control todo lo que tiene que ver con nuestros impuestos. Pese a que con la facturación manual también podríamos hacerlo, estábamos expuestos a errores o necesitábamos dedicar una gran cantidad de recursos a llevar a cabo este tipo de tareas. Por suerte, esta situación ha cambiado de manera considerable gracias a las facturas online. Durante todos los meses vamos a tener siempre bajo control la correcta gestión de nuestros impuestos.
- Apuesta por la comodidad de tu contabilidad : Por último, es el momento de referirnos a la comodidad. Ya no vamos a tener que guardar las copias de las facturas en papel, con el correspondiente espacio que ello puede llegar a ocupar. Ahora, todo va a quedar registrado online y no tendremos que preocuparnos por el espacio físico en el que se guardan. Podremos continuar facturando con normalidad, pero con la diferencia que ello va a tener en los recursos dedicados y en el espacio físico disponible.